Is uw administratie klaar voor de algemene verordening gegevensbescherming?

Mei 2018 komt langzaamaan in zicht. Vanaf dan gelden voor alle landen in de EU dezelfde regels op het gebied van privacywetgeving. De General Data Protection Regulation, of algemene verordening gegevensbescherming (AVG), is vanaf dan van kracht.

Wat betekent dat voor u?
Zorg ervoor dat u de zaken op het gebied van privacy binnen uw bedrijf voor elkaar hebt. De sancties zijn namelijk niet mals. In geval van overtreding van deze AVG kan u door de Autoriteit Persoonsgegevens een boete worden opgelegd van maximaal 4% (!) van uw jaaromzet.

Veiligheid en meldingsplicht
U dient de persoonsgegevens van uw klanten en werknemers veilig op te slaan. Ook bent u -nog steeds- verplicht melding te maken wanneer u een lek van gevoelige informatie over klanten ontdekt. Dit dient u te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Risicoanalyse en CPO
Daarnaast worden bedrijven verplicht vaker intern onderzoek te doen. Wanneer er in één keer veel data verwerkt gaat worden, dient er eerst een risicoanalyse uitgevoerd te worden. Grote bedrijven zijn verplicht om een Chief Privacy Officer (CPO) aan te stellen, die de privacyvoering van het bedrijf nauwlettend in de gaten houdt.

Vergeet me
Nog een belangrijk punt in de wet is de officiële verankering van het 'recht om vergeten te worden'. Vorig jaar besloot het Europees Hof dat Europese burgers het recht krijgen om online vergeten te worden. Men kan resultaten uit zoekmachines onder bepaalde voorwaarden laten verwijderen.

Voor iedereen
De wet geldt voor alle bedrijven binnen de EU, van tandartsen en mkb'ers tot multinationals als Shell en Facebook. Alleen opsporingsinstanties en het OM zijn ervan vrijgesteld. Zij vallen onder een aparte privacywetgeving.

AVG puntsgewijs:
- Betrokkenen hebben recht op inzage, correctie en verwijdering, en dataportabiliteit.
- Documenteer welke persoonsgegevens u verwerkt en met welk doel u dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt.
- U bent verplicht risicoanalyse (of: Privacy Impact Assessment (PIA)) uit te voeren bij privacyrisico.
- U dient er reeds bij het ontwerpen van producten en diensten voor te zorgen dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Alléén persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn. Op uw website mag u het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aanvinken.
- Mogelijke verplichting om een functionaris voor de gegevensverwerking (FG) aan te stellen.
- Meldplicht datalekken; u moet alle datalekken documenteren.
- Heeft u uw gegevensverwerking uitbesteed aan een bewerker? Controleer dan of overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw bewerkers nog steeds toereikend zijn.
- Hebt u vestigingen of gegevensverwerkingen in meerdere EU-lidstaten? Er dient één privacytoezichthouder te worden aangesteld.
- U moet kunnen aantonen geldige toestemming van mensen te hebben gekregen. Het moet net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Hulp nodig?
Administratiekantoor Sokolowksi & Klaassens helpt u graag bij het gereedmaken van uw bedrijfsadministratie voor de wet AVG, die in mei 2018 van kracht gaat.

Vorige berichten lezen? Ga naar deze pagina