Kent u de gebruikelijkheidstoets?

Bij het toepassen van de werkkostenregeling in de loonbelasting kunt u zelf bepalen of een vergoeding of verstrekking die u aan een werknemer doet onder de werkkostenregeling valt. Wat als het gaat om laagbetaalde werknemers?

Werkkostenregeling
Onder de werkkostenregeling kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen aan uw werknemers (gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen). Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, studiekosten en werkkleding.

Vrije ruimte en eindheffing
Daarnaast kunt u zelf vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon aanwijzen. Dit betekent dat als het totaal daarvan meer is dan de vrije ruimte (dit is 1,2% van de totale fiscale loonsom), u als werkgever 80% eindheffing verschuldigd bent. De werknemer betaalt dan dus geen belasting over die vergoedingen of verstrekkingen. Tip: u mag dus van veel vergoedingen en verstrekkingen zelf bepalen of de werknemer de belasting daarover moet betalen of dat u dat doet (als de vrije ruimte wordt overschreden).

Gebruikelijkheidstoets
Bij het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen geldt dat die niet meer dan 30% mogen afwijken van wat er in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het moet dus gebruikelijk zijn dat uw werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat u de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor uw rekening neemt.

Tot € 2.400,- per werknemer per jaar
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400,- per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag. Tip: u kunt een werknemer dus altijd € 200,- per maand onbelast uitbetalen als een vergoeding die u aanwijst als eindheffingsloon. Let op. Als de vrije ruimte onvoldoende is, bent u als werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. Bekijk dus vooraf goed of er nog voldoende vrije ruimte is voor uitbetaling van deze € 2.400,-.

Uitzondering
De Belastingdienst is van mening dat er voor laagbetaalde werknemers een uitzondering geldt op de regel dat het aanwijzen als eindheffingsloon van € 2.400,- per werknemer per jaar altijd gebruikelijk is.

• Voorbeeld 1. Als voorbeelden noemt de Belastingdienst een stagiair die u € 200,- per maand stagevergoeding betaalt. Die vergoeding mag u niet aanwijzen als eindheffingsloon (ook niet gedeeltelijk).
• Voorbeeld 2. Hetzelfde geldt voor werknemers die het wettelijk minimumloon verdienen. In deze twee concrete gevallen is het niet gebruikelijk om dit te doen.

Let op
Als u in uw onderneming gebruikmaakt van stagiairs, studenten of andere hulpkrachten, is het dus belangrijk om hierop goed te letten. Dit geldt ook als u werknemers heeft die het minimumloon verdienen.

Samengevat:
Bij het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon geldt de gebruikelijkheidstoets. Op de regel dat vergoedingen van maximaal € 2.400,- per werknemer per jaar altijd gebruikelijk zijn, gelden er een paar belangrijke uitzonderingen. Pas daarvoor op bij laagbetaalde werknemers. Bel met 0597-531697 of mail naar info@sokolowski-klaassens.nl en wij helpen u graag met uw Belastingzaken.

Vorige berichten lezen? Ga naar deze pagina